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文書保密

  • 最後異動時間: 2018-03-01
  • 發布單位: 臺中市政府環境保護局

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行政院秘書處文書處理手冊

捌、文書保密

四十九、機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書。 各機關處理機密文書,除依國家機密保護法與其施行細則及其他法規外,依本手冊辦理。

五十、 國家機密文書區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」;一般公務機密文書列為「密」等級。不同等級之機密文書合併使用或處理時,以其中最高之等級為機密

等級。

五十一、一般公務機密,指本機關持有或保管之資訊,除國家機密外,依法令或契約有保密義務者。

五十二、各機關應就其主管業務,依第49點第2項各法規所定事項,於必要之最小範圍內,分別詳定應保密事項之具體範圍。

五十三、核定機密文書之機密等級、保密期限、解密條件等,應依相關保密法規辦理。

五十四、凡委託其他公民營機構或個人研究、設計、發展、試驗、採購、生產、營繕、銷售或保管文件,涉及機密事項,其文書處理規定如下:

(一) 各機關人員於其職掌或業務範圍內,凡以契約委託其他公民營機構(廠商)或個人產製之機密文書,應要求受託者先行採取保密措施,並送交委託單位,由權責長官核定機密等級、保密期限或解密條件,並通知受託者。

(二) 凡因委託契約需要,而必須提供受託者機密文書時,應繕造清冊送交受託者專人執據簽收;並得檢查該機密文書之管理與運用情形,以保障機密文書不遭轉用或洩漏。

(三) 為使受託者瞭解並配合採取保密措施,委託單位應要求簽訂「保密契約」或於主契約中規範「保密義務條款」,明定業經標示為機密之文書,縱使契約終止或解除,非經解密,受託者仍應採取保密措施。

五十五、各機關應指定專責人員負責辦理機密文書拆封、分文、繕校、蓋印、封發、歸檔,以及機密公文電子交換等事項,並儘可能實施隔離作業。

五十六、機密文書之簽擬、陳核(判),應由業務主管或其指定之人員處理,並應儘量減少處理人員層級及程序。

五十七、各機關承辦人員處理一般文書,應審核鑑定是否具保密價值,如確有保密必要,應即改作機密文書處理。如為他機關來文,得依本手冊機密等級變更或解密程序,建議來文機關變更密等及解密條件或保密期限。

機關內部行政流程如有保密必要時,於文書核擬過程中採取保密措施即可。

五十八、一般公務機密文書之知悉、持有、使用或複製,除辦理該機密業務者外,以經

單位主管以上人員同意者為限。

前項單位主管以上人員,於有下列情形之一者,得不同意:

(一) 有事實足認有洩密之虞。

(二) 無知悉、持有、使用或複製機密文書之必要。

五十九、處理機密文書應注意事項如下:

(一) 收受機密文書時,應先詳細檢查封口有無異狀後,並依內封套記載情形完成登錄,受文者為機關或機關首長者,應送機關首長或其指定人員啟封;受文者為其他人員者,逕送各該人員本人啟封;另啟封人員,應核對其內容及附件。

(二) 機密文書之收發處理,以專設文簿或電子檔登記為原則,並加註機密等級。如採混合方式,登記資料不得顯示機密之名稱或內容。

(三) 機密文書用印時,屬「絕對機密」、「極機密」者,由承辦人員持往辦理。監印人員僅憑機關首長簽署用印,不得閱覽其內容。屬「機密」、「密」者之用印,得由繕校人員持往辦理。

(四) 「絕對機密」、「極機密」文書之封發,由承辦人員監督辦理。「機密」、「密」則由指定之繕校、收發人員辦理。

(五) 使用電腦設備處理機密公文時,對於簽入資訊系統所需之帳號及密碼應建立安全管理機制並不得使其暴露於他人可見之狀態,有關公文交換所需之簽章加密等相關電子憑證亦需妥善保存。

六十、保密期限或解除機密條件之標示,應以括弧標示於機密等級之右。其解密條件如下:

(一) 本件於公布時解密。

(二) 本件至某年某月某日解密。

(三) 附件抽存後解密(適用於附件已完成機密等級及解密條件標示者)。

(四) 其他(其他特別條件或另行檢討後辦理解密)。 機密等級標示位置,依國家機密保護法施行細則第17條規定辦理。

六十一、經核定機密等級、解密條件之文書,屬彙編性質者,應於文書首頁說明保密要求事項。

六十二、機密文書之傳遞方式如下:

(一) 分文(交辦)、陳核(判)、送會、送繕、退稿、歸檔等流程,除「絕對機密」及「極機密」應由承辦人員親自持送外,其餘非由承辦人員傳遞時,應密封交遞。傳送一般公務機密文書應交指定專責人員或承辦人員親自簽收。

(二) 在機關外傳遞,屬於國家機密之「絕對機密」或「極機密」者,由承辦人員或指定人員傳遞,必要時得派武裝人員或便衣人員護送。屬「機密」者,由承辦人員或指定人員傳遞,或以外交郵袋或雙掛號函件傳遞。「密」等級者,須切實密封後按一般人工傳遞方式辦理。

(三) 如因機關業務特性,機密文書須採電子方式處理者,應使用經專責機關鑑定相符機密等級保密機制,並依相關規定辦理。

六十三、機密文書對外發文時,應封裝於雙封套內,封套之紙質,須不能透視且不易破裂。內封套正面適當位置處加蓋機密等級,並加密封,封口及接縫處須加貼薄棉紙或膠帶並加蓋「密」字戳記;外封套不得標示機密等級或其他足以顯示內容之註記。

體積及數量龐大之機密文件,無法以前述方式封裝者,應作適當之掩護措施。

六十四、辦理機密文書之簽擬稿、繕印打字時之廢件,或誤繕誤印之廢紙及複寫紙等,應由承辦人員即時銷毀之。不能即時銷毀時,應視同複製品,依國家機密保護法第18條規定保護之。

六十五、機密文書之承辦人員,應隨時與收發及文書主管人員協調聯繫,處理重要之機密案件時,並應洽詢經機關首長指定之保密業務主管人員意見,採取必要之保密措施。

六十六、機密文書如非必要,應儘量免用或減少副本。

六十七、機密文書非經權責主管人員核准,不得攜出辦公處所。

六十八、機密文書應存放於具安全防護功能之箱櫃,並裝置密鎖,保管人員必須經常檢查。

六十九、會議使用之機密文書資料應編號分發,會議結束當場收回;與會人員如需留用時,應經主席核准並辦理借用簽收。

七十、各機關凡經核定機密等級之文書,不論其性質屬研究報告、會議資料、業務統計、各式簽擬文稿等,均應依檔案法及相關規定辦理。

七十一、納入檔案管理之機密文書,應隨時或定期查核,其須變更機密等級或解密者,應即按規定辦理變更或解密手續。

七十二、處理文書機密等級之變更或解密,其權責劃分如下:

(一) 機密等級變更或解密,由承辦人員辦理。

(二) 國家機密之變更或解密,依國家機密保護法第10條第1項定為之。

(三) 一般公務機密文書,由原核定機關權責主管核定之。

(四) 機密文書原核定機關因組織裁併或職掌調整,致該機密事項非其管轄者,相關保護作業由承受其業務之機關辦理;無承受業務機關者,由原核定機關之上級機關或主管機關為之。

七十三、文書機密等級之變更及解密程序規定如下:

(一) 機密文書未標示保密期限或解除機密條件者:

1、原核定機關承辦人員應依據檔案管理單位定期清查機密檔案之通知或依其他機關來文建議,將原案卷調出審查。

2、原核定機關經檢討機密文書需變更機密等級或已無繼續保密必要時,應填具「機密文書機密等級變更或註銷處理意見表」(格式如附件9)及「機密文書機密等級變更或註銷通知單」(作法舉例見附錄6),陳奉核定後,通知前曾受領該機密文件之受文機關依規定辦理機密等級變更或註銷程序。

3、原受文機關經主動檢討機密文書需變更機密等級或已無繼續保密必要時,應填具「機密文書機密等級變更或註銷建議單」(作法舉例見附錄6),陳奉核定後,建

議原核定機關依規定辦理機密等級變更或註銷程序。

4、原核定機關經核定或依原核定機關通知機密等級變更或註銷者,應將原案卷封面及文件上原有機密等級之標示以雙線劃去,並於明顯處浮貼已列明資料經登記人簽章之紀錄單(戳)(格式如附件10)。

(二) 機密文書已標示保密期限或解除機密條件者,其保密期限已屆或條件成就時應依標示辦理變更或解密,由檔案管理單位會商業務承辦單位依(一)4規定辦理。

(三) 機密案件經解密後應照普通案件放置保管。非經解密者,不得銷毀,解密後,其銷毀方式,須依檔案法及相關規定辦理。

七十四、保管機密文書人員調離職務時,應將所保管之機密文書,逐項列冊點交單位主 管或其指定人員。

七十五、各機關對於機密文書之處理,應指定專人會同檔案、資訊、通信、政風等業務承辦人員,實施查核。

七十六、一般保密事項規定如下:

(一) 各機關員工對於本機關任何文書,除經特許公開者外,應遵守公務員服務法第4條之規定,絕對保守機密,不得洩漏。

(二) 文書之處理,不得隨意散置或出示他人。

(三) 各級人員經辦案件,無論何時,不得以職務上之秘密作私人談話資料。非經辦人員不得查詢業務範圍以外之公務事件。

(四) 文書之核判、會簽、會稿時,不得假手本機關以外之人員,更不得交與本案有關之當事人。

(五) 文書放置時,應置於公文夾內,以防止被他人窺視。

(六) 下班或臨時離開辦公室時,應將公文收藏於辦公桌抽屜或公文櫃內並即加鎖。

(七) 各機關就其主管業務發表新聞時,應指定專人統一辦理。

(八) 職務上不應知悉或不應持有之公文資料,不得探悉或持有。因

職務而持有之機密文件,應保存於辦公處所,並隨時檢查,無繼續保存之必要者,應繳還原發單位;無法繳回者應銷毀之。

(九) 私人日記、通信、撰文及著作,其內容不得涉及機密及依法應保密事項。

(十) 發現他人涉有危害保密之虞時,應加勸告,其不聽勸告或已發生洩密情事者,應立即向長官報告。

(十一) 承辦機密文書人員,發現承辦或保管之機密文件已洩漏、遺失或判斷可能洩漏、遺失時,應即報告所屬主管查明處理。

(資料來源:行政院秘書處文書處理手冊)

檢舉專線電話:(04)2229-1762

臺中市政府環境保護局政風室關心您!

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  • 市府分類: 環保綠化,政令政策
  • 發布日期: 2015-06-09
  • 點閱次數: 1161